Mari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate, antara dunia luar dan Internal perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau berulangkali sampaikan,”maaf saya cek dulu”, hampir tidak ada kepastian kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado lho ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi material bagi industri lainnya. Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi industri Garment. Inilah salah satu konsep dari “customer satisfaction” . Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur” anda, tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan monitoring .
Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi
Arrange Order
Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 – 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk mempersiapkan material.
Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho koq bisa…. Inilah keunggulan penerapan sistem informasi yang integral. Purchase order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan “real time” langsung masuk kedalam Master Planning Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis. Bagaimana melakukannya ?
Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat, sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :
Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api, untuk jelasnya saya sudah menulis detail teknisnya dalam artikel di BLOG INI.
Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.
- . Informasi ( data base ) mengenai capasitas setiap line produksi
- . Informasi ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi
- Informasi (data base ) stock material
Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan suplay material yang dieprlukan, dan segera membuka Purchase order jika dieprkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM), memiliki menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order (pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini progress ini sangat penting, karena sistem hanya bisa melakukan alokasi order , jika status seluruh component material lokasinya sudah di factory.
